اتوماسیون اداری :
امروزه در هر سازمان یا اداره یکی از مشکلات بزرگ برای کارمندان و مراجعین طریقه مکاتبه و نامه نگاری و پیگیری این مکاتبات به روش های سنتی است که با توجه به توسعه ی سازمان ها این روش منسوخ جوابگوی نیازهای کنونی نمی باشد . با رشد و توسعه ی فناوری کامپیوتر و پیدایش صنعت بزرگ فناوری اطلاعات برای مشکل فوق چاره ای اندیشیده شد. اتوماسیون اداری که هدیه ی صنعت فناوری اطلاعات به بروکراسی اداری است ، ایده ای نو است که عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمی رسد .
سیستم های اتوماسیون اداری سیستم هایی هستند که وظیفه ی آن ها خودکار کردن کارهای دفتری و بهبود و بهینه سازی ارتباطات است . این سیستم ها به صورت paperless هستند و از رنج عریض کاربردهای کامپیوتری ، تکنیک های ارتباطی و اطلاعات استفاده می کنند .
چرا باید سیستم های اداری را مکانیزه کرد ؟
در روش های سنتی ، مکاتبات سازمانی ( چه داخلی و چه خارجی ) با استفاده از نامه نگاری های معمول و به واسطه ی کاغذ انجام می گرفت . این روش معایب زیادی دارد که از آن جمله می توان به موارد زیر اشاره نمود :
- صرف انواع هزینه ها ( وقت ، کاغذ ، نیروی انسانی ، هزینه های پستی و ... ) بدون رسیدن به بهره وری بالا
- عدم وجود امنیت در اسناد کاغذی ( گم شدن اسناد – دخل و تصرف در اسناد کاغذی – جعل اسناد و سوء استفاده از اسناد اداری )
- عدم دسترسی سریع به اطلاعات و بایگانی های سازمانی
- عدم وجود امکان مشاهده از دور اسناد
- کندی و پیچیدگی جستجوی اسناد و مکان یابی آن ها
- نیاز به حجم زیادی از فضا و تعداد زیادی قفسه در هر بخش از بایگانی سازمان
- عدم دسترسی مدیران به آخرین ویرایش از اطلاعات و آمار
- عدم امکان برنامه ریزی بر مبنای حجم و میزان فعالیت و مکاتبات هر بخش به علت عدم وجود آمار قابل اتکا
- امکان از دست رفتن اسناد در حوادث غیر مترقبه
مزایای استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری :
- طراحی الکترونیکی فرم ها و اسناد سازمان
- جستجو و پیگیری بسیار آسان روی اسناد و فرم ها
- دسترسی سریع و ایمن به اطلاعات
- امکان تعریف دسترسی های متفاوت برای سمت های مختلف سازمان در جهت امنیت سازمان
- دسترسی مدیران به آخرین ویرایش اطلاعات
- ارسال و دریافت سریع ، کم هزینه و ایمن فرم ها و اسناد
- امکان صدور گزارش ها و نمودارهای آماری و کاربردی جهت بررسی وضعیت مکاتبات
- طبقه بندی سریع و آسان اطاعات به صورت های مختلف
- پیگیری کارهای انجام شده در جهت ایمنی اطلاعات
- .....